Unntak fra anskaffelsesreglene

Mange av medlemmene i KS Bedrift er selvstendige rettssubjekter som er opprettet for å tjene allmennhetens behov. De driver ikke kommersiell virksomhet, og har en sterk og nær tilknytning til kommunen (styring, kontroll og eierskap). Dermed regnes de som «offentligrettslig organ» (§ 2-1 i Forskrift om offentlige anskaffelser), og er omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser.

Når bedriften skal gjennomføre innkjøp eller forlenge inngåtte kontrakter, må den som hovedregel følge anskaffelsesreglene. Dette krever god planlegging, og kan være både tid- og ressurskrevende.

Koronapandemien gjør at flere bedrifter får behov for endringer og/eller innkjøp som gjennomføres raskt.

Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) skriver på sine nettsider at anskaffelsesreglene kan tilpasses den ekstraordinære situasjonen vi står overfor. Det finnes en rekke unntak i anskaffelsesregelverket som kan være aktuelle når det er behov for å gjennomføre raske anskaffelser, fravike normale frister eller endre en inngått kontrakt.

Her er noen av unntaksmulighetene som kan være relevante for KS Bedrifts medlemmer:

I hastetilfeller er det mulig å sette en betydelig kortere tilbudsfrist enn det som gjelder i vanlige anskaffelser.

Dette gjør at man kan gjennomføre anskaffelsen raskere, selv om man fortsatt sikrer en viss åpenhet og konkurranse om kontrakten. Vilkåret er at det må være umulig å overholde den normale fristen. Utbruddet av en pandemi er en situasjon som kan gjøre det umulig for oppdragsgiver å overholde de normale fristene.

NFD mener også at innkjøpsbehov som følge av pandemien kan gi grunnlag for å bruke prosedyreformen konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring. Dette kan dekke oppdragsgivers behov i en overgangsperiode.

Omfanget og varigheten av en slik kontrakt kan ikke være mer omfattende enn det som er strengt nødvendig. Hvis det er behov for diverse utstyr over en lengre tidsperiode, bør oppdragsgiver heller innen rimelig tid avholde en konkurranse etter de alminnelige reglene i forskriften.

Det kan være behov for endringer i en inngått kontrakt. Det kan skyldes at det er vanskelig for leverandøren å levere ytelsen sin, eller at bedriftens egne tjenester ikke kan leveres som vanlig på grunn av koronapandemien.

Koronautbruddet kan også føre til behov for forlengelse av eksisterende kontrakter. Dette innebærer en forlengelse av kontrakten inntil en ny kontrakt kan inngås i tråd med anskaffelsesreglene.

Regelverket forutsetter at forlengelsen ikke varer lengre enn nødvendig, og at den bare gjelder de deler av kontrakten som det er nødvendig for oppdragsgiver å anskaffe.

Oppdragsgiver kan også forlenge tilbudsfristen når dette er begrunnet i saklige hensyn. Det kan for eksempel skyldes at medarbeidere er i karantene, og at bedriften dermed får problemer med å gjennomføre anskaffelsen innenfor de lovbestemte fristene.

Leverandører kan som følge av koronapandemien også få problemer med å levere tilbud innenfor den fastsatte tilbudsfristen, og dette kan gi grunnlag for å forlenge fristen noe. Dersom opprettholdelse av tilbudsfristen vil føre til at det leveres færre tilbud, vil dette svekke konkurransen.

Koronapandemien kan også gi saklig grunnlag for å avlyse en konkurranse.

Du kan lese mer om de nevnte unntaksmulighetene i kapittel 18, 31 og 40 i NFDs veileder til anskaffelsesreglene. Bedriften må vurdere selv i hvert enkelt tilfelle om vilkårene for å benytte slike tiltak er til stede, og om det er nødvendig.

Hvis dere har behov for å drøfte problemstillinger rundt anskaffelser som har oppstått på grunn av koronapandemien – ta gjerne kontakt med oss i KS Bedrift Advokattjenester.