Gode dokumentasjonsrutiner er svært viktig

Blant annet slås det i anskaffelseslovens § 4 fast at: «Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.» Forskriften § 7-1 på sin side slår fast at man har en dokumentasjonsplikt og ikke minst at vesentlige forhold for gjennomføringen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.

Dette betyr at oppdragsgiver må sikre at forhold som har betydning for konkurransen nedtegnes på en måte som er klar og tydelig nok til at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid lett kan sette seg inn hvordan prosessen har foregått og hvilke vurderinger som er gjort.

KS Bedrift Jus har flere ganger erfart at god dokumentasjon ikke bare ivaretar tredjeparts interesser, men også bidrar til å sikre at bedriftens egne interesser i innkjøpsprosessen er godt ivaretatt.

Et typisk eksempel på at slik dokumentasjon kan være viktig er i de tilfeller en tilbyder har avgitt et tilbud med et forbehold. Dersom forbeholdet blir avklart, er det viktig at man protokollfører at det er enighet mellom partene i at forbeholdet er bortfalt. Protokollen kan med fordel signeres av partene. Dette sikrer at det er tydelig hva tilbyder har forpliktet seg til og man kan i ettertid av en eventuell tildeling av kontrakt unngå diskusjon om hva slags tjeneste eller vare tilbyder har forpliktet seg til å levere.

Et annet eksempel på informasjon som bør protokolleres er tilfeller hvor oppdragsgiver i informasjonsmøte med alle tilbydere spesifiserer anbudet. En slik spesifisering kan utgjøre en presisering av hva anbudet omfatter eller hva det ikke omfatter. Dersom man ikke protokollfører slik informasjon, kan man, når varen eller tjenesten skal leveres, oppleve at det er uenighet om omfanget og at det er utfordrende å rekonstruere hva som faktisk har blitt sagt i ettertid.

Det finnes mange eksempler på at virksomheter, ved dialog mellom partene under anbudsprosesser, med fordel kan protokollere hva man har informert om og eventuelt hva det er enighet om. Felles for disse er at gode rutiner for protokollering underveis i prosessen kan sikre at virksomheten til syvende og sist får den tjenesten man ønsker og har jobbet for.

Nytt anskaffelsesregelverk åpner i større grad en tidligere opp for dialog, avklaringer, retting og forhandling. Dette gir virksomheten større fleksibilitet i forbindelse med offentlige anskaffelser, men kan samtidig bety at det å ha gode rutiner for dokumentering og protokollering blir enda viktigere enn før.