Fasilitetsstyring – virksomhetens Askepott

I en tid preget av rask teknologisk utvikling og digitalisering, samt et sterkt søkelys på bærekraft, er det over­raskende at begrepet «fasilitetsstyring» (FM) fortsatt er ukjent for mange. FM er en integrert del av alle organisasjoner, uavhengig av størrelse eller bransje, men forblir ofte i skyggen av mer synlige funksjoner som markedsføring og salg.

For å overleve i fremtiden er virksomheter avhengige av profesjonelle støtte­funksjoner med høy kompetanse, fleksibilitet og evne til omstilling. Samspillet mellom alle funksjoner er avgjørende for suksess, slik støtte­apparatet er avgjørende for en idrettsutøver.

Den globale standarden NS-EN ISO 41011:2018 Fasilitetsstyring (FM) – Terminologi beskriver fasilitetsstyring som følger: «ledelsesfunksjon i en virksomhet som understøtter mennesker, sted og prosess med det formål å forbedre menneskers livskvalitet og produktiviteten til kjerne­virksomheten innenfor et bebygd område».

Mange forbinder FM med tradisjonelle oppgaver som renhold, vaktmester­tjenester og teknisk drift. Dette er riktig nok en del av FM, men bare en liten del. I sin helhet er FM en ledelses­funksjon som omfatter alt fra utforming og planlegging av fysiske arbeids­miljøer til strategisk eiendoms­forvaltning.

FM blir ofte oversett fordi tjenestene er så integrert i daglig drift at de tas for gitt. Når alt fungerer, er det lett å glemme at det finnes en hel organisasjon som jobber bak kulissene. FM inkluderer disipliner som arkitektur, ingeniør­vitenskap, økonomi og logistikk, noe som gjør det vanskelig å forstå hele omfanget. Dette mangfoldet og kompleksiteten kan gjøre det utfordrende for ledere uten spesifikk FM-kompetanse å forstå for alle aspekter.

Tradisjonelt har aktørene i FM bransjen arbeidet i siloer og det har vært lite kommunikasjon på tvers. Soft FM og Hard FM vært også vært delt i organisasjonslivet. Dette kan muligens også forklare litt av årsaken til hvorfor FM er lite kjent. Hvis aktørene i bransjen hadde stått mer samlet, kunne FM hatt en sterkere posisjon.

Det er et utbredt synspunkt at «alle kan vaske», men realiteten er at de fleste ikke kan det. Samtidig som utdanningen innen husstell og heim­kunnskap ble reformert, og kvinnene fikk sin likeverdige plass i arbeidslivet, har kunnskapen om renhold og fasilitets­styring blitt nedprioritert. I et likeverdig hjem er dette delte oppgaver. Vi bor mer moderne og kjøper mer tjenester, kunnskap går ikke lenger i arv.

Mange av FM-oppgavene har i historien vært lavstatus og kvinneyrker, noe som har bidratt til den lave aner­kjennelsen av FM. Til tross for at støtte­funksjoner er avgjørende, har virksomhetene og menneskene som har ledet disse oppgavene ofte blitt oversett.

Under krig, epidemier og pandemier har støtte­tjenester mani­festert sin rolle som samfunns­viktige. Kvinnene har i hovedsak ledet an dette støttearbeidet basert på frivillighet. Under Tuberkulose og Spanskesyken iverksatte Sanitets­kvinnene viktige tiltak innen renhold, avfall og smittevern for å redusere smitte og dødelighet. Disse kvinnenes bidrag har fått lite aner­kjennelse i historien.

Over 100 år etter Tuberkulose og Spanskesyken, 23. mars 2020 (etter utbrudd av korona­pandemien) ble renhold, inkludert desinfisering, skade­sanering, smitte­renhold og nedvask av lokasjoner etter at smitte er påvist, for første gang i historien anerkjent som samfunns­kritisk funksjon.

Inger-Johanna Ulvestad (tidl. Rektor HIA) skriver om hvordan kvinner har kjempet for å få på plass en formell utdanning innen det som i dag er FM. Kvinnene har sett viktigheten av FM arbeidet, ikke bare utførelse, men desto viktigere, god FM-ledelse. Historien bærer preg av at husstellærere, oldfruer og hus­økonomer har måttet gå flere runder i systemene for å bli hørt og anerkjent. At FM-fagfolk fortsatt må kjempe for å opprett­holde formell utdannelse på høyskolenivå, viser at bransjen fortsatt har en vei å gå før bransjen blir anerkjent som en viktig ressurs.

Siden 1980-tallet har FM-bransjen utviklet seg betydelig, med konkurranse­utsetting som en vanlig praksis. Bransjen var i starten lite formalisert, og innkjøps­kompetansen var dårlig. Dessverre føre dette til at mindre seriøse aktører fikk spillerom og skapte et dårlig omdømme for bransjen. Mange aktører inngikk avtaler de ikke kunne levere på, resultatet ble igjengrodde bygg, dårlige arbeids­forhold og lav bærekraft. Dette rammet de seriøse virksomhetene hardt. De seriøse i bedriftene har brukt mye tid og ressurser på tiltak for å rydde opp i bransjen. Gjennom bransje­organisasjonene har de jobbet for å etablere bransje­standarder, formell utdanning og godkjennings­ordninger.

FM vil spille en avgjørende rolle i å oppnå FNs bærekraftsmål for 2030. Enten det gjelder vedlikehold av eksisterende bygg, etablering av nye arbeids­plasser, eller redusering av karbon­avtrykk, er FM essensielt. Teknologisk utvikling, spesielt innen kunstig intelligens, vil også påvirke FM-funksjoner. Roboter og AI kan forbedre tjenester som kunde­service og renhold.

FM er et strategisk virkemiddel for økt konkurranse­kraft, og det er på høy tid å sette FM på kartet. Med økt søkelys på bærekraft og teknologi, er FM allerede en del av fremtiden. Det er viktig at vi aner­kjenner og investerer i fasilitets­styring som en kritisk komponent for suksess i dagens og fremtidens virksomheter.